Duży kaliber, duży … kłopot?

Dziś o trudach, jakie mają miejsce przy obsłudze wydarzeń dużego kalibru.

Na początku musimy się z Wami podzielić pewnym osobistym wrażeniem – wciąż chyba nie do końca rozumiane jest przez wielu słowo „event”. Pół biedy, jak błędnie rozumie je Klient… W końcu ma do tego prawo i stąd zwraca się o pomoc do specjalistów, prawda? Gorzej, jak osoby pracujące w branży MICE mają o tym mglistą jak londyńska mgła wiedzę i zdarza się (czasami, ale jednak…), że otrzymujemy zlecenie z hasłem, które można zamknąć w trzech żołnierskich słowach „Coś trzeba uczcić”. Aha… ?

W tym miejscu uczulamy Was na jedno – jeśli zdarzy się być Wam po drugiej stronie lustra (czyli czy to na miejscu Klienta, czy zespołu przygotowującego dane wydarzenie), bądźcie precyzyjni przy określaniu powyższego „czegoś”. Event biznesowy? Korporacyjny? Marketingowy? Wystawa? Targi? Rzecz rozbija się nie tylko o liczbę uczestników, dla których wydarzenie należy przygotować – to w ogóle (przez swoją oczywistą oczywistość?) pomijamy.       Chodzi także o to, że event to pewien proces – między innymi planowania, organizacji oraz produkcji. A jeszcze, jak przyjdzie zmierzyć się Wam z eventem dużego kalibru, gdzie wyżej wymienione procesy zaczynają rosnąć jak grzyby po deszczu… I właśnie o pewnych trudach poszczególnych procesów nasz dzisiejszy wpis.

Pisaliśmy już jakiś czas temu, że grunt to PLANOWANIE. Staraliśmy się pokazać Wam, że dobrze zorganizowana usługa to rozpoczęcie procesu planowania już od momentu przyjęcia zlecenia (im precyzyjniej zaplanujecie działania, tym szybsza będzie Wasza reakcja w kontekście realizacji bieżących zadań). Niemniej tu niemiła niespodzianka – planowanie to jedynie wycinek całych przygotowań… Kolejnym jest ORGANIZACJA. I uwierzcie, nikt tak nie sprzyja odpowiedniej organizacji w kontekście wydarzeń dużego kalibru, jak doświadczony KOORDYNATOR. Dlaczego?

Po pierwsze. Nieustannie podkreślamy, że sercem każdej firmy są jej pracownicy – w pełni zaangażowani i odpowiednio zmotywowani do dalszego działania. Musicie jednak pamiętać, że stanowią oni nie tylko serce firmy, lecz także i jej siłę napędową – z emocjami, nastrojami, potrzebami i tak dalej. Im większe wydarzenie, tym większy ładunek emocjonalny i stres.  Kto wtedy przychodzi z pomocą? Koordynator.

Po drugie (które w dużej mierze wiąże się z tym pierwszym). Wydarzenia dużego kalibru wymagają stabilnych zasobów ludzkich. I choć wiele firm korzysta z outsourcingowych metod pozyskiwania personelu (w końcu to nie grzech) warto jednak pamiętać, że co większe imprezy nierzadko wymagają stałej załogi – która nie tylko zna swoje możliwości, ale także mocne oraz słabe strony i potrafi komunikować się ze sobą (pomimo słabych stron). A jak już wystąpi konflikt, kto przychodzi z pomocą? Koordynator, którego globalne spojrzenie i umiejętność rozwiązywania problemów jest nie do przecenienia.

Niestety, organizacja to także wycinek przygotowań, bo oto mamy jeszcze PRODUKCJĘ, która nierzadko wiąże się z własnym zapleczem. Uwierzcie – duże wydarzenia aż krzyczą o odpowiednie zaplecze produkcyjne, które może generować w sposób nieograniczony z wykorzystaniem nowoczesnych i ergonomicznych sprzętów. Nie bez znaczenia jest tu również profesjonalne zaplecze techniczne, które (że tak jeszcze raz podkreślimy) bardzo ratuje skórę – zwłaszcza, gdy wydarzenie dzieje się na otwartej przestrzeni.

Na dziś tyle od nas. Jako, że wątek eventów wydaje się być nieskończony, zapewne wrócimy tu jeszcze do Was z tym tematem – choć zapewne już w innym kontekście.

Jeśli jest coś, co chcielibyście, aby zostało poruszone na łamach naszego bloga – piszcie! W końcu tworzymy go dla WAS!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *